Gestionar correctamente los pagos con tarjeta es una parte fundamental de la administración financiera de cualquier gimnasio. No alcanza con saber cuánto se vendió: también es necesario conocer cuánto dinero se recibirá realmente, qué comisiones serán descontadas y cuándo se acreditará cada pago.
Por eso, un software de gestión para gimnasios debe ser capaz de representar no solo las ventas, sino también las condiciones comerciales acordadas con los diferentes operadores de pago.
Con la nueva pantalla de Operadores de Tarjeta de ABC EVO, los gimnasios pueden configurar adquirentes, marcas de tarjetas, comisiones, pagos en cuotas y plazos de liquidación para lograr una visión financiera mucho más cercana a la realidad.
En este artículo te contamos cómo funciona y por qué una configuración correcta puede facilitar la conciliación y planificación financiera de tu gimnasio.
Imagina que tu gimnasio cuenta con una terminal de pago —POS, Point o datáfono— que permite cobrar mediante diferentes opciones:
Cada una de estas modalidades puede tener condiciones comerciales diferentes.
Por ejemplo, el operador puede cobrar una comisión específica para débito, otra para crédito en un pago y porcentajes diferentes dependiendo de la cantidad de cuotas.
Además, existe otro dato fundamental para la gestión financiera: el plazo de liquidación.
Una venta realizada hoy no necesariamente será depositada hoy en la cuenta bancaria del gimnasio.
La pantalla de Operadores de Tarjeta de ABC EVO permite registrar estas condiciones para que el sistema pueda representar de forma más precisa el flujo esperado de cada venta.
Para cada operador y marca de tarjeta es posible definir las condiciones correspondientes a las diferentes modalidades de pago.
Entre las principales configuraciones se encuentran:
Por ejemplo:
Operador: Adquirente A
Marca: Visa
Modalidad: Crédito en 3 cuotas
Comisión: porcentaje acordado con el operador
Liquidación: cantidad de días hasta recibir el dinero
Esta misma lógica puede aplicarse a Visa, Mastercard, American Express y a las diferentes modalidades disponibles en cada gimnasio.
Esta configuración tiene un impacto directo sobre la gestión financiera del gimnasio.
Supongamos que realizas una venta de $1.000.
Registrar una venta de $1.000 no significa necesariamente que ese mismo importe ingresará en la cuenta bancaria.
Para conocer el flujo real debemos considerar, entre otros factores:
Valor de la venta → comisión del operador → valor neto → plazo de liquidación → fecha esperada de cobro
Cuando estas condiciones están correctamente configuradas, ABC EVO puede representar con mayor precisión:
Esto ayuda a tener una visión más clara de los valores por cobrar y facilita tanto la conciliación financiera como la planificación del flujo de caja.
Un gimnasio puede trabajar con más de un operador de pagos.
Por ejemplo, puede utilizar un adquirente para las terminales físicas de la recepción y otra solución para determinadas operaciones.
También puede utilizar una pasarela o gateway de pagos integrada con ABC EVO para procesar ventas online y cobros recurrentes.
La configuración de Operadores permite diferenciar estos escenarios y registrar las condiciones comerciales correspondientes a cada uno.
Esto resulta especialmente relevante para gimnasios que manejan un volumen importante de pagos recurrentes y necesitan entender con mayor precisión cómo y cuándo se recibirán los valores de cada canal de venta.
Cuando hablamos de pagos digitales aparecen conceptos que pueden resultar similares, pero cumplen funciones diferentes.
El gateway de pagos es la tecnología que permite conectar el software con los diferentes participantes involucrados en el procesamiento de una transacción online.
En un software de gestión para gimnasios, esta integración es especialmente importante para operaciones como ventas online y cobros recurrentes de membresías.
El adquirente participa en el procesamiento de la transacción y se conecta con los demás actores del ecosistema de pagos para hacer posible la operación.
También existen modelos en los que un subadquirente o facilitador centraliza parte de la operación y simplifica la relación del comercio con la infraestructura de pagos.
Las opciones disponibles pueden variar según el país y la integración utilizada.
Por eso, identificar correctamente quién procesa los pagos del gimnasio y cuáles son las condiciones comerciales aplicables es esencial para configurar correctamente el sistema.
La nueva experiencia fue diseñada para proporcionar mayor flexibilidad en la configuración de tasas y liquidaciones.
Además de registrar comisiones diferentes para cada marca y modalidad de pago, es posible representar con mayor detalle la forma en que el operador realizará la liquidación.
Por ejemplo, una venta realizada en varias cuotas puede tener diferentes condiciones según el acuerdo comercial:
También es posible definir los días previstos para cada liquidación.
Esto permite adaptar la configuración a diferentes modelos comerciales y acercar las previsiones financieras de ABC EVO a las condiciones reales negociadas por el gimnasio.
Mayor flexibilidad no debería significar mayor complejidad.
Por eso, la nueva pantalla incorpora opciones que ayudan a simplificar la configuración.
Una de ellas es la posibilidad de replicar configuraciones entre diferentes marcas de tarjetas.
Si Visa y Mastercard tienen las mismas condiciones de comisión y liquidación, por ejemplo, no es necesario volver a ingresar manualmente todos los parámetros.
Esta funcionalidad reduce tareas repetitivas y facilita especialmente la configuración de gimnasios que trabajan con múltiples marcas, modalidades y opciones de pago en cuotas.
Las condiciones comerciales no son necesariamente permanentes.
Con el tiempo, tu gimnasio puede:
Cada vez que exista un cambio de este tipo, es recomendable revisar las configuraciones dentro de ABC EVO.
Cuanto más fiel sea la información registrada respecto de las condiciones negociadas con los operadores, más precisa será la información financiera disponible para gestionar el negocio.
La gestión de pagos no debería funcionar de manera aislada del resto de la operación.
Contar con esta información dentro de un software de gestión para gimnasios como ABC EVO permite conectar las ventas y los cobros con la gestión financiera diaria.
Una configuración adecuada de adquirentes, marcas, tasas, cuotas y liquidaciones ayuda a que las operaciones realizadas mediante terminales de pago, ventas online y gateways integrados se reflejen de forma más precisa en el Financiero.
El resultado es una gestión con mayor previsibilidad sobre los valores por cobrar, una conciliación más sencilla y mejor información para la planificación financiera.
La nueva pantalla de Operadores de Tarjeta de ABC EVO amplía las posibilidades para representar cómo funciona el flujo de cobros con tarjeta de tu gimnasio.
La lógica es sencilla:
Operador + marca + modalidad de pago + comisión + cuotas + plazo de liquidación
Cuanto más precisa sea esta configuración, más cerca estará la información financiera de ABC EVO de la realidad de tu operación.
Si ya utilizas ABC EVO, revisa las configuraciones de tus Operadores de Tarjeta y aprovecha las nuevas opciones disponibles.
Y si estás buscando un software de gestión para gimnasios que integre la operación comercial, los cobros recurrentes y la gestión financiera en una misma plataforma, conoce las soluciones de ABC EVO para la gestión de gimnasios y centros fitness.